Lavori ancora senza conoscere con precisione i numeri?

Il locale è pieno, la cucina lavora senza sosta e a fine serata il registratore di cassa sembra raccontare una giornata positiva.

Poi arriva la fine del mese, guardi il conto corrente e ti chiedi dove siano finiti tutti quei soldi.

È una situazione più comune di quanto si pensi. Un ristorante può lavorare molto, incassare cifre importanti e produrre comunque margini insufficienti. Il problema, spesso, non è la qualità della cucina e nemmeno la quantità di lavoro svolto.

Il problema è che si lavora senza conoscere con precisione i numeri.

Uno dei primi valori da monitorare è il Food Cost, cioè il costo delle materie prime utilizzate per realizzare ogni piatto.

Che cos’è il Food Cost

Il Food Cost indica quanto il costo degli ingredienti incide sul prezzo di vendita di un piatto.

In termini semplici, ti dice quanti centesimi di ogni euro incassato servono per pagare le materie prime.

La formula è:

Food Cost % = costo degli ingredienti ÷ prezzo di vendita netto × 100

Conoscere questo valore è fondamentale. Se non sai quanto ti costa realmente produrre un piatto, non puoi sapere se il prezzo inserito nel menu genera un margine adeguato.

E soprattutto non puoi prendere decisioni consapevoli.

Come calcolarlo in tre passaggi

1. Crea una scheda per ogni piatto

Scegli un piatto del menu e registra tutti gli ingredienti utilizzati per preparare una singola porzione.

Ogni ingrediente deve essere pesato. Non puoi affidarti alla memoria o alle quantità usate “a occhio”, perché anche pochi grammi, moltiplicati per centinaia di porzioni, possono incidere sul risultato economico.

La scheda dovrebbe contenere:

• nome dell’ingrediente;
• quantità utilizzata;
• costo al chilogrammo o al litro;
• costo effettivo della quantità impiegata.

2. Considera la resa reale degli ingredienti

Il prezzo pagato al fornitore non coincide sempre con il costo effettivo della materia prima utilizzabile.

Se acquisti un chilogrammo di prodotto ma, dopo pulizia, scarti e lavorazione, ne rimangono soltanto 600 grammi, il costo reale del prodotto utilizzabile sarà più elevato.

Questo vale per carne, pesce, verdure e per tutte le materie prime soggette a scarto o calo di peso.

Ignorare la resa significa sottostimare il costo del piatto.

3. Calcola l’incidenza sul prezzo netto

Dopo aver sommato il costo di tutti gli ingredienti, devi confrontare il risultato con il prezzo di vendita al netto dell’IVA.

Immaginiamo un piatto di tagliatelle al ragù:

• costo totale degli ingredienti: 3,80 euro;
• prezzo al pubblico: 21 euro;
• prezzo netto, senza IVA al 10%: circa 19,09 euro.

Il calcolo sarà:

3,80 ÷ 19,09 × 100 = 19,9%

Il Food Cost del piatto sarà quindi di circa il 20%.

Questo significa che, per ogni euro netto incassato, circa venti centesimi vengono utilizzati per acquistare gli ingredienti.

Come costruire il foglio Excel

Non serve necessariamente un software complesso per iniziare. Un semplice foglio Excel può diventare il primo cruscotto economico del tuo ristorante.

Puoi creare una tabella con queste colonne:

Ingrediente	Quantità per porzione	Costo unitario	Costo nel piatto
Pasta	100 g	4,00 €/kg	0,40 €
Carne	120 g	14,00 €/kg	1,68 €
Pomodoro	80 g	3,00 €/kg	0,24 €
Condimenti	—	—	0,50 €

Nell’ultima colonna dovrai calcolare il costo effettivo di ogni ingrediente utilizzato nella porzione.

Per esempio, se inserisci la quantità in chilogrammi, la formula potrà essere:

Quantità * costo unitario

Alla fine della tabella dovrai aggiungere:

• il costo totale delle materie prime;
• il prezzo di vendita netto;
• la percentuale di Food Cost.

Una struttura semplice, ma sufficiente per iniziare a capire quali piatti stanno contribuendo ai tuoi risultati e quali, invece, stanno consumando margine.

Il Food Cost non serve solo a risparmiare

Uno degli errori più comuni è pensare che il Food Cost serva esclusivamente a ridurre il costo degli ingredienti.

In realtà, è soprattutto uno strumento di pianificazione.

Un piatto con un Food Cost percentualmente basso non è necessariamente più conveniente di uno con un Food Cost più alto.

Se vendi un piatto a 10 euro con un Food Cost del 20%, il margine economico generato sarà comunque limitato. Un piatto venduto a 40 euro, anche con un’incidenza maggiore, potrebbe lasciarti molti più euro in valore assoluto.

Per questo non devi guardare soltanto la percentuale.

Devi considerare anche:

• il margine generato da ogni vendita;
• il numero di piatti venduti;
• il tempo necessario per prepararli;
• la complessità del servizio;
• gli sprechi;
• l’intero mix delle vendite.

La domanda corretta non è quindi: “Quale piatto ha il Food Cost più basso?”

La domanda corretta è: “Quale piatto contribuisce maggiormente al risultato economico del ristorante?”

Food Cost teorico e Food Cost reale

Esiste poi una differenza fondamentale tra il Food Cost teorico e quello reale.

Il Food Cost teorico è quello calcolato attraverso le ricette e le grammature standard.

Il Food Cost reale è quello che emerge alla fine del periodo confrontando gli acquisti effettuati, le giacenze di magazzino e le vendite.

La differenza tra questi due valori può essere causata da:

• porzioni non rispettate;
• scarti eccessivi;
• errori di preparazione;
• deterioramento delle merci;
• omaggi non registrati;
• consumi interni;
• errori di inventario;
• sottrazioni o mancanze.

La scheda ricetta ti dice quanto dovresti spendere.

Il controllo di magazzino ti dice quanto hai speso davvero.

È proprio nello scostamento tra questi due valori che spesso si nascondono le perdite invisibili del ristorante.

Il Food Cost non rappresenta tutto il costo del piatto

Gli ingredienti sono soltanto una parte dei costi.

Un piatto deve essere preparato, cucinato, impiattato, servito e gestito. Per questo devi considerare anche il costo del personale direttamente coinvolto nella produzione e nel servizio.

La somma tra costo delle materie prime e costo del lavoro viene spesso definita Prime Cost o costo primo.

A questo devono poi aggiungersi:

• affitto;
• utenze;
• manutenzioni;
• commissioni;
• marketing;
• software;
• consulenze;
• tasse;
• costi amministrativi;
• altri costi generali.

Il Food Cost è quindi un indicatore fondamentale, ma non può essere utilizzato da solo per determinare automaticamente il prezzo di vendita.

Il prezzo deve tenere conto dei costi, ma anche del posizionamento del ristorante, del valore percepito, del mercato, dell’esperienza proposta e degli obiettivi economici dell’azienda.

Dal Food Cost al Menu Engineering

Dopo aver calcolato correttamente i costi, puoi analizzare il menu incrociando due dati:

• popolarità del piatto;
• margine generato.

In questo modo puoi distinguere:

Stelle: piatti popolari e redditizi, da valorizzare e promuovere.

Cavalli di battaglia: piatti molto richiesti ma con margini ridotti, da ripensare nelle porzioni, negli abbinamenti o nel prezzo.

Puzzle: piatti redditizi ma poco ordinati, sui quali migliorare presentazione e proposta commerciale.

Cani: piatti poco richiesti e poco redditizi, che probabilmente non hanno più motivo di occupare spazio nel menu e nel magazzino.

Questa analisi ti permette di intervenire in modo concreto: modificare una ricetta, rivedere una grammatura, aggiornare un prezzo, formare il personale sulla vendita o eliminare un piatto inefficiente.

Il primo passo verso una gestione consapevole

Calcolare il Food Cost non è la parte più affascinante del lavoro di un ristoratore.

Richiede tempo, precisione e aggiornamenti continui. Ma è uno dei passaggi necessari per trasformare un’attività gestita attraverso sensazioni ed esperienza in un’impresa controllata attraverso dati e procedure.

Il tuo foglio Excel non risolverà da solo tutti i problemi del ristorante.

Ti permetterà però di iniziare a porre le domande giuste.

Quanto mi costa realmente ogni piatto?

Quanto margine produce?

Le porzioni vengono rispettate?

Gli aumenti dei fornitori sono stati aggiornati nelle ricette?

Il Food Cost teorico coincide con quello reale?

Quali prodotti stanno generando utile e quali stanno soltanto producendo lavoro?

Gestire senza conoscere queste risposte significa guidare senza cruscotto.

Puoi anche continuare a muoverti, ma non saprai con precisione a quale velocità stai andando, quanto carburante ti rimane e quando sarà necessario correggere la direzione.

Quanti piatti del tuo menu hanno oggi una scheda ricetta aggiornata con gli ultimi prezzi dei fornitori?